مدیریت و رهبری مؤثر مستلزم درک خوب از روانشناسی و رفتار انسان و عوامل زیربنایی آن است. این امر باعث میشود بتوانیم چگونگی هدایت و ایجاد انگیزه در کارکنان را درک کنیم و از آن برای کمک به سازمان برای تحقق اهداف مورد نظر، به طور مؤثر بهره مند شویم.
عملکرد یک کارمند نه تنها به توانایی او بستگی دارد بلکه به میزان انگیزه او نیز بستگی دارد. حتی کارآمدترین کارکنان نیز نمیتوانند بدون انگیزه عمل کنند.
نظریه Z توسط پروفسور ویلیام اوچی (Prof. William Ouchi) پس از مطالعه تطبیقی شیوههای مدیریت ژاپنی و آمریکایی ایجاد شد. نظریه Z یک مدل یکپارچه از انگیزش است که بهترین ویژگیهای سبکهای مدیریت ژاپنی و آمریکایی را ترکیب میکند. نظریه Z نوعی رابطه داد و ستانده را بین سازمان و کارکنان به نمایش میگذارد . نظریه Z نشان میدهد که اگر نیازهای انسانی و نیازهای اجتماعی، شخصی و حرفهای کارمند توسط سازمان محقق و برآورده شود، او احساس انگیزه میکند و تمام تلاش خود را برای سازمان صرف مینماید. نظریه Z یک سبک مدیریت مشارکتی است و برای موفقیت آن، مدیریت باید اعتماد بالایی به کارکنان خود داشته باشد.
توسعه نظریه Z
نظریه Z توسط پروفسور اوچی به حوزه مدیریت معرفی شد. در دهههای 1970 و 1980، بسیاری از شرکتهای ایالات متحده عملکرد ضعیفی داشتند و سهم بازار خود را از دست میدادند در حالی که شرکتهای ژاپنی عملکرد بهتری در جهان داشتند.
این موضوع منجر به نگرانیهایی در مورد بهرهوری و رقابت شرکتهای ایالات متحده شد که باعث شد محققان به بررسی دلایل موفقیت ژاپنی ها بپردازند.
اوچی در کتاب خود به نام نظریه Z بیان نمود: چگونه شرکتهای آمریکایی میتوانند با چالشهای ژاپنی با یک سبک مدیریت بسیار مؤثر مقابله کنند.
اوچی فرهنگ کار و سبک مدیریت ژاپنی را متفاوت میدانست. ژاپنیها بهجای فردی، بهصورت گروهی کار میکنند و همیشه از طریق کار گروهی به راهحل میرسند. فرهنگ کار ژاپنی با امنیت شغلی، انسجام اجتماعی و توجه همه جانبه به کارکنان مشخص میشود. ژاپنی ها اشتیاق بالایی به کار نشان میدهند. سبک مدیریت و فرهنگ کار آمریکایی با فردگرایی، ریسک پذیری، تصمیم گیری سریع مشخص میشود. تفاوت بین سبک مدیریت سازمان ژاپنی و آمریکایی در جدول زیر نشان داده شده است:
جدول 1: تفاوت بین سبک مدیریت ژاپنی و آمریکایی
به گفته اوچی، راز موفقیت ژاپنیها در فناوری نیست، بلکه در نحوه مدیریت مردم و سازمان است. “این یک سبک مدیریتی است که بر فلسفه قوی شرکتی، فرهنگ سازمانی متمایز، توسعه بلندمدت کارکنان و تصمیم گیری اجماعی تمرکز دارد” (اوچی، 1981)
ویلیام اوچی استفاده از فرهنگ ژاپنی برای سازمانهای آمریکایی را حمایت نکرد. در عوض، وی رویکرد مدیریت ترکیبی مشتمل بر فلسفههای مدیریت ژاپنی و فرهنگ ایالات متحده را ارائه نمود.
این سبک مدیریت ترکیبی که از بهترین شیوههای فرهنگ ایالات متحده و ژاپن شکل گرفته است، نظریه Z است. نظریه Z از بهترین مزایای سازمانهای ژاپنی بهرهبرداری میکند و در عین حال جنبههایی از مدیریت را که عمیقاً در سنتهای فردگرایی ایالات متحده ریشه دارد، حفظ میکند. اوچی اظهار نمود که رویکرد مدیریت نظریه Z میتواند منجر به موارد ذیل گردد:
- روحیه بالای کارکنان.
- تعهد بیشتر کارکنان و رضایت شغلی.
- میزان کمتر غیبت و ریزش نیروی کار.
- محصولات با کیفیت بالاتر و بهرهوری بالا.
- عملکرد مالی عمومی بهتر.
- نیروی کار قدرتمند.
مفروضات نظریه Z
نظریه Z مبتنی بر فرضیات خاصی است. این مفروضات در واقع اساس نظریه را تشکیل میدهند. مفروضاتی که نظریه Z بر آن استوار است عبارتند از:
- كاركنان تمایل دارند كه با كارفرمایان خود و همچنین با سایر كاركنان سازمان، روابط صمیمانه و مشارکتی برقرار كنند.
- کارکنان انتظار دارند که سازمان از آنها حمایت کند.
- کارکنان یک شغل مطمئن را ترجیح میدهند.
- کارکنان میخواهند از طریق آموزش و گردش شغلی طرحریزی شده توسط سازمان، پیشرفت نموده و توسعه یابند.
- برای محیط کاری که در آن نهادهای اجتماعی و خانواده به همان اندازه کار مهم تلقی میشوند، ارزش زیادی قائل هستند.
- کارکنان نسبت به نظم، ترتیب و انضباط و تعهد اخلاقی به کار سخت، یک حس بسیار خوب توسعه یافته دارند.
- اگر مدیریت از کارکنان حمایت کند و از رفاه آنها مراقبت کند، کارکنان نیز با نهایت توانایی خود کارهای خود را انجام میدهند.
- کارکنان میتوانند از طریق اجماع (توافق جمعی)، تصمیمات جمعی بگیرند.
یک پیش نیاز اساسی نظریه Z این است که مدیریت باید اعتماد بالایی به کارکنان خود داشته باشد.
ویژگیهای اولیه نظریه Z:
1) اعتماد متقابل
نظریه Z مستلزم اعتماد، صداقت (درستکاری) و صراحت بین اعضای سازمان است. هنگامی که اعتماد و صراحت بین اعضا وجود داشته باشد، تعارض به حداقل میرسد و کارکنان به طور کامل برای رسیدن به اهداف سازمان همکاری میکنند.
2) استخدام بلند مدت
نظریه Z بر اشتغال طولانی مدت تاکید دارد. این امر باعث ثبات در سازمان و امنیت شغلی در بین کارکنان شده و در عین حال وفاداری نسبت به شرکت و در نتیجه یک محیط کاری پایدار و مساعد را ترویج میکند. در گذشته، در سازمانهای سنتی ایالات متحده، رابطه کارکنان و کارفرما کوتاه مدت بود، در حالی که سازمانهای ژاپنی تعهدات شغلی مادامالعمر را با ملاحظه شرایطی، به کارکنان خود ارائه میدادند و در ازای آن انتظار وفاداری داشتند.
3) ارزیابی و ارتقای آهسته
بر اساس نظریه Z ، پتانسیل هر فرد شناسایی شده و تلاش میشود آن پتانسیل از طریق توسعه شغلی، برنامه ریزی شغلی، آموزش، گردش شغلی و غیره، توسعه یافته و به کار گرفته شود. در اینجا، در مقابل ارتقای عمودی کارکنان، تاکید بر ارتقای افقی است. به این ترتیب، کارکنان دانش خوبی در مورد مسائل مختلف شرکت توسعه میدهند و برای تصمیمگیریهای مختلف و کمک به تصمیم گیری صلاحیت پیدا میکنند.
4) سازمان یکپارچه
سازمانهای نظریه Z، سازمانهای یکپارچهای هستند که به جای هر ساختار رسمی، بر اشتراکگذاری اطلاعات و منابع تمرکز دارند. این سازمان ها بر گردش شغلی تاکید میکنند زیرا باعث میشود درک وابستگی متقابل وظایف را بهبود بخشیده و به تقویت روحیه گروهی منجر شود.
5) مسیر شغلی نسبتاً تخصصی
سبک مدیریت نظریه Z، آنطور که در سازمانهای سبک آمریکایی که در آن کارکنان به یک مسیر شغلی عملکردی محدود میشدند، بر تخصصگرایی افراطی، تأکید نمیکند. نظریه Z از کارکنان حمایت میکند تا به جای متخصص شدن در یک موضوع، دانش خود را در مورد مسائل مختلف شرکت و فرآیندهای آن از طریق گردش شغلی و آموزش مداوم افزایش دهند. نظریه Z به کارکنان تاکید میکند در مورد مسائل مختلف شرکت بسیار آگاه شوند و در عین حال شایستگی لازم برای تصمیمگیری و تلاش برای توسعه کلی شرکت را کسب کنند. مطابق نظریه Z ، کارکنان به صورت آهسته ترفیع میگیرند، چرا که صرف زمان بیشتر در هر شغلی باعث میشود که فرد در عملیات مرتبط با خود آموزش بیشتری دیده و شانس بیشتری برای افزایش دانش عمومی خود در مورد عملیات شرکت پیدا کند.
6) مشارکت کارکنان
نظریه Z بر تصمیم گیری جمعی تأکید دارد و در تضاد با فرهنگ شرکتی آمریکایی است که طرفدار فردگرایی است. نظریه Z اظهار میکند که مشارکت کارکنان در تصمیم گیری، به ویژه در موضوعاتی که مستقیماً بر آنها تأثیر میگذارد، تعهد و عملکرد آنها را بهبود میبخشد. همچنین این امر باعث ایجاد احساس مسئولیت و ایجاد انگیزه در اجرای تصمیمات آنها میشود. مدیریت ارشد به جای اینکه خود تصمیم بگیرد، تصمیم گیری را تسهیل میکند.
7) مسئولیت فردی در یک زمینه گروهی
این ویژگی ترکیبی از ویژگیهای سازمانهای ژاپنی و آمریکایی است. سازمانهای نوع Z بر عملکرد فردی اما درون گروه تاکید دارند. بنابراین، نه تنها گروه، بلکه یک کارمند نیز به صورت فردی مسئول دستیابی به اهداف است.
8) کنترل غیررسمی با معیارهای رسمی
نظریه Z بر اعتماد و همکاری متقابل به جای روابط رئیس و مرئوسی تاکید دارد. سازمانهای نظریهZ ، اساساً سازمانهای اجتماعی هستند، اما هنوز یک ساختار رسمی وجود دارد که کارکنان را به هم پیوند میدهد، مانند روابط رسمی پستهای مسئولیتدار، مدیریت عملکرد و برخی تخصصهای کاری. این نظریه، تلاشی است برای ترکیب عناصر سازمانهای آمریکایی و ژاپنی.
9) توجه کل نگر به نیازهای کارکنان
سازمانهای نظریه Z توجه همهجانبهای به کارمند نشان میدهند. فلسفه نظریه Z، بیشتر با مدل ژاپنی سازگار است تا مدل ایالات متحده. نظریه Z بر رشد عمومی کارمند تاکید دارد. مطابق این نظریه، نیازهای اجتماعی، نیازهای شخصی، نیازهای حرفه ای و نیازهای انسانی یک کارمند توسط سازمان مورد توجه قرار میگیرد و به زندگی اجتماعی و آداب و رسوم به اندازه کار اهمیت داده میشود.
به گفته پروفسور اوچی، سازمانهای نظریه Z کاملاً اجتماعی هستند و ارزشها، باورها و اهداف مشترکی دارند. این امر به دستیابی به یک رابطه بین اهداف فردی و گروهی کمک میکند. ارزشهای فرهنگی مشترک باید تعهد سازمانی بیشتری را در بین کارکنان ترویج کند. بر اساس نظریه Z، توسعه جامع و رفاه یک کارمند هم در حین کار و هم در خارج از آن مراقبت میشود. طرفداران نظریه Z ادعا میکنند که این نظریه، منجر به بهبود عملکرد سازمانی میشود. نظریه Z شامل سرمایه گذاری بلندمدت در آموزش کارکنان، توانایی تصمیم گیری جمعی و توانایی اداره امور پست بالاتر در آینده با دانش عمومی از وظایف سازمانی است. نظریه Z برای کارکنان ماهری که قصد دارند برای مدت طولانی در شرکت بمانند قابل استفاده است. کارکنانی که برای مدت محدودی استخدام شدهاند، مشمول نظریه Z نیستند. کارکنان غیر ماهر نیز مشمول نظریه Z قرار نمیگیرند.
محدودیتهای نظریه Z:
از آنجایی که هیچ چیز مطلق نیست، نظریه Z نیز از محدودیتهایی رنج میبرد که در ادامه به آن میپردازیم. محدودیتهای نظریه Z به شرح ذیل است:
1) انگیزه کمتر برای کارکنان با نیازهای سطح بالاتر: سازمانهای نظریه Z بر ایجاد اشتغال مادامالعمر برای کارکنان برای ایجاد پیوند قوی بین سازمان و کارکنان تاکید دارند. در حالی که این امر ممکن است در ایجاد انگیزه در کارکنان با نیازهای سطح بالاتر شکست بخورد. این رویکرد فقط امنیت شغلی را فراهم میکند و ممکن است در ایجاد وفاداری در بین کارکنان شکست بخورد. ممکن است زمانی فرا برسد که یک کارمند سازمان را به دلیل پیشنهاد بهتر شرکت دیگری ترک کند.
2) سستی و بی حال: تثبیت امنیت شغلی کامل ممکن است باعث بی حالی و سستی در بین برخی از کارمندان شود. آنها ممکن است از فکر امنیت شغلی احساس رضایت کنند و در نتیجه ممکن است تمایلی به قبول مسئولیت نداشته باشند. کارفرمایان نیز دوست ندارند کارکنان ناکارآمد را برای همیشه نگهداری کنند.
3) فقدان اختیارات کارکنان سطوح بالاتر: مشارکت کارکنان در فرآیند تصمیم گیری بسیار دشوار است. از یک سو کارکنان به دلیل ترس از انتقاد ممکن است تمایل نداشته باشند در تصمیم گیری شرکت کنند. برای اینکه کارکنان ابتکار عمل داشته باشند، باید مسائل کلیدی برای آنها روشن شود. از سوی دیگر مشارکت همه کارکنان نیز ممکن است روند تصمیم گیری را کند نماید.
4) آشوب: نظریه Z سازماندهی را بدون هیچ ساختاری پیشنهاد میکند. اما بدون ساختار ممکن است هرج و مرج در سازمان ایجاد شود زیرا هیچ کس نمیداند چه کسی در برابر چه کسی مسئول است.
5) مشکل ایجاد فرهنگ مشترک: ممکن است توسعه فرهنگ مشترک در سازمان امکان پذیر نباشد زیرا افراد در نگرش، عادات، زبان، مذهب، آداب و رسوم و غیره متفاوت هستند.
6) کاربردی نبودن: نظریه Z بر اساس شیوههای مدیریت ژاپنی است. این شیوه ها از فرهنگ منحصر به فرد ژاپن تکامل یافته است. بنابراین، این نظریه ممکن است در فرهنگهای مختلف قابل اجرا نباشد.
بنابراین، نظریه Z راهحل کاملی برای مشکلات انگیزشی همه سازمانهایی که تحت انواع محیطهای مختلف فعالیت میکنند، ارائه نمیکند. با این حال، این نظریه فقط یک نظریه انگیزه نیست، بلکه یک فلسفه مدیریت است.
برخی از شرکتهای آمریکایی پیرو نظریه Zعبارتند از :
IBM, Proctor And Gamble, Hewlett Packard, Eastman Kodak and the US Military
تجزیه و تحلیل نظریه Z، مقایسه و تضادها:
نظریه Z در وهله اول ما را به یاد دو نظریه مشابه دیگر میاندازد. نظریه X و نظریه Y. طبیعی است که نظریه Z را با نظریه X و نظریه Y مقایسه کنیم، دو مدل مدیریتی با نام مشابه. این سه نظریه به نگرش مدیران و کارکنان با دیدگاههای متفاوت نگاه میکنند. آنها هر دو با ادراکات و فرضیات در مورد کارکنان سروکار دارند.
نظریه X و نظریه Y هر دو توسط داگلاس مکگرگور ارائه شدند. هر دو نظریه متضادی هستند که مجموعهای از مفروضات متفاوتی را در مورد رفتار و نگرش کارکنان و در نتیجه انگیزه آنها ایجاد میکنند. این نظریه ها رفتار و انگیزه انسانی را اولویت اصلی در به حداکثر رساندن بازده در محیط کار میدانند. نظریه Z که توسط دکتر ویلیام اوچی توسعه یافته است. گاهی اوقات ترکیبی از این دو مدل با تمایل بیشتری به نظریه Y در نظر گرفته میشود.
تصویری کوتاه از این دو نظریه در ادامه ارائه شده است.
نظریه X اولین نظریه بود و نگاهی بدبینانه به کارگران دارد و از رویکرد چماق و هویج برای ایجاد انگیزه در کارکنان استفاده میکند. نظریه X اساساً این اعتقاد را دارد:
- کارگران از کار بیزارند.
- آنها ذاتا تنبل هستند و دوست ندارند مسئولیتی را بر عهده بگیرند.
- پول تنها انگیزه کار است
- برای انجام کار به نظارت سخت نیاز است.
نظریه Y در مقابل نظریه X قرار میگیرد. این نظریه مفروضات مثبتی در مورد رفتار انسان ایجاد میکند. اینها هستند:
- کارکنان از کار بدشان نمیآید. آنها جاه طلب هستند.
- کارکنان دوست دارند مسئولیتها را به عهده بگیرند.
- كاركنان خود راهبر و خود انگيزه هستند
- كاركنان تمایل زیادی به مشارکت در فرآیند تصمیم گیری دارند.
- پول تنها محرک نیست. انگیزههای پولی در کارکنان با نیازهای پایینتر انگیزه ایجاد میکنند، اما انگیزههای غیر پولی نقش عمدهای در ایجاد انگیزه در کارکنان با نیازهای بالاتر دارند.
نظریه Z گاهی اوقات ترکیبی از این دو مدل در نظر گرفته میشود که تمایل بیشتری به نظریه Y دارد. با این حال، میتوان استدلال کرد که نظریه Z به نظریههای X و Y تعلق ندارد.
نظریه Z همچنین در مورد رفتار کارکنان نسبت به کار مفروضات مثبتی ایجاد میکند. نظریه Z بر اشتغال طولانی مدت و امنیت شغلی، کنترل غیررسمی و نگرانی عمیق برای شادی و رفاه کارکنان در داخل و خارج از کار متمرکز است. نظریه Y یک دیدگاه عمدتا روانشناختی است که بر روابط فردی در سازمان تمرکز دارد در حالی که نظریه Z سطح تجزیه و تحلیل را به کل سازمان تغییر میدهد. مقایسه این سه نظریه در جدول ذیل ارائه شده است.
جدول 2- مقایسه نظریه های X، Y و Z
