آیا شما هم هنگامی که زمان کافی در روز ندارید اغلب با انجام کارهای زیاد استرس می گیرید؟ پس چگونه است که به نظر می‌رسد برخی افراد زمان کافی برای انجام هر کاری دارند؟ به نظر می رسد راز این افراد در این نکته نهفته است که آنها زمان را مدیریت می کنند به جای اینکه اجازه دهند زمان آنها را مدیریت کند. به عبارت دیگر، تفاوت این افراد در مدیریت ناکارآمد زمان نهفته است. این مقاله باشگاه کوچهای پارسی زبان در مورد چگونگی بهبود مهارت های مدیریت زمان و افزایش بهره وری بحث می کند.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان تکنیکی برای استفاده موثر و کارآمد از زمان است که به معنای سازماندهی و برنامه ریزی نحوه تقسیم زمان خود، بین کارهای مختلف است. با مهارت‌های مدیریت زمان خوب، فرصت کافی خواهید داشت تا هر کاری را که نیاز دارید، بدون استرس انجام دهید. شما می توانید به طور بهره ور کار کنید و زمان خود را اولویت بندی کنید تا ابتدا کارهای ضروری یا مهم را انجام دهید و در عین حال کارهایی را که فوری نیستند اما همچنان مهم هستند دنبال کنید. بنابراین، می‌توانید زمان و انرژی خود را بر روی چیزهایی متمرکز کنید که بیشترین اهمیت را دارند. در نهایت برای افزایش بهره‌وری، هوشمندانه تر کار خواهید کرد، نه سخت تر.
اهمیت مدیریت زمان
مهارت های مدیریت زمان در توسعه فردی ضروری هستند زیرا به ما کمک می کنند از زمان عاقلانه استفاده و از اتلاف وقت جلوگیری کنیم. زمانی که مسئول نحوه استفاده از زمان خود هستیم، متمرکزتر و بهره‌ورتر می‌شویم. بهره وری منجر به سودآوری می‌شود. بنابراین، مدیریت زمان خوب می تواند به تحقق اهداف شما کمک کند. مزایای مدیریت زمان موثر بسیار زیاد است:
استرس یا اضطراب کمتر
تعادل کار و زندگی بهتر
افزایش تمرکز
سطوح بالاتر بهره وری
وقت آزاد بیشتر
ساده و آسان شدن کارها
حواس پرتی کمتر
انرژی و انگیزه بیشتر
تکنیک های مدیریت زمان
مدیریت زمان خوب با مجموعه ای درست از مهارت ها شروع می شود. اگر مهارت های مدیریت زمان ضروری را توسعه ندهید، نمی توانید زمان خود را بهتر مدیریت کنید. ایجاد این مهارت ها زمان بر است و از فردی به فرد دیگر متفاوت خواهد بود. یافتن آنچه برای ویژگی شخصیتی شما بهترین اثر را دارد ضروری است. بیایید مهارت های اصلی مدیریت زمان و نحوه توسعه آنها را مرور کنیم.
برنامه ریزی کنید
مدیریت زمان موثر به طور تصادفی به دست نمی آید. این کار شامل فعالیت های متعددی برای برنامه ریزی است. توسعه یک استراتژی تعیین اقدامات، توالی اقدامات، مدیریت تقویم، جلسات، برنامه های پروژه ای و غیره، می تواند به شما کمک کند تا روند روزتان را تنظیم کنید و به بیراهه نروید.
فهرست اولویت به جای فهرست کارها
به کارهایی که باید انجام شود فکر کنید و حیاتی ترین کارها را اولویت بندی کنید. از ایجاد فهرست کارهایی که باید انجام شود (to-do list) خودداری کنید. درعوض، فهرستی از اقدامات را بر اساس اولویت ایجاد کنید و هنگام تکمیل آنها، اهمیت موارد را بررسی کنید. این کار به ایجاد حس موفقیت و انگیزه کمک می کند. بهترین راه برای توسعه مهارت های برنامه ریزی استفاده از ابزارهای تقویم مانند تقویم گوگل است.
زود شروع کنید
روزتان را زود شروع کنید تا از آن روز نهایت استفاده را ببرید. اکثر افراد موفق صبح زود از خواب بیدار می شوند و قبل از رفتن به محل کار، تمرینات ورزشی انجام می‌دهند. اگر زود شروع کنید، زمان زیادی برای فکر کردن و برنامه ریزی در طی روز دارید. در اوایل صبح، شما آرام تر، خلاق تر و دارای ذهن خلوتی هستید. این بدان معناست که شما تمام مواد لازم برای بهره وری بیشتر را دارید.
تقسیم کار به تکه های کوچک
روی آنچه که می‌خواهید نشانه گیری نمایید و اهداف کوچک‌تری بسازید که به صورت نردبانی شما را هدف دلخواهتان ب‌رساند. همه اقدامات مرتبط را به گروه های کوچکتر گروه بندی کنید که مدیریت و رسیدگی به آنها آسان باشد. بدین ترتیب، بهتر می توانید تجسم کنید و برای رسیدن به هدف خود قدم بردارید.
تمرین تصمیم گیری
کاری که ما با 24 ساعت شبانه روز انجام می دهیم همان چیزی است که تفاوت واقعی در مدیریت زمان ایجاد می کند. توانایی تصمیم گیری خوب در مورد زمان یکی از مهارت های برتر مدیریت زمان است. اولویت بندی کنید و تصمیم بگیرید که کدام کارها را ابتدا انجام دهید و به کدام نه بگویید.
وظایف را محول کنید
تفویض وظایف به معنای مدیریت صحیح وظایف است. یادگیری نحوه تفویض اختیار در توسعه مهارت های مدیریت زمان بسیار مهم است. واگذاری کار به زیردستان (یا دیگران یا افراد تیم) بسته به مهارت ها و توانایی های آنها، زمان را برای شما آزاد می کند و باعث می شود اعضای تیم احساس ارزشمندی و انگیزه برای عملکرد خوب داشته باشند. با تفویض اختیار یا برون سپاری در صورت امکان، به خود فرصت می دهید تا چالش برانگیزترین وظایف را انجام دهید. با این روش به هدف تبدیل شدن به کارآمدترین نسخه ممکن از خود نزدیک تر می شوید.
تعیین SMART اهداف
اهدافی را تعیین کنید که مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و تعیین شده در یک چارچوب زمانی باشند. نتایجی را که می خواهید به دست آورید مشخص کنید و زمان لازم را برای رسیدن به آن نتیجه اختصاص دهید.
تعیین مهلت
ضرب الاجل های واقع بینانه برای تکمیل کار تعیین کنید و به آنها پایبند باشید. سعی کنید ضرب الاجلها را قبل از موعد مقرر تعیین کنید تا به کارهای دیگر گروه نخورند.
حواستان به زمانی باشد که از مسیر خارج می شوید
به تعویق انداختن کار بر بهره وری تأثیر می گذارد و باعث اتلاف وقت و انرژی می شود. زمانی که گرفتار می شویم یا احساس بی حوصلگی می کنیم تمایل داریم کار را به تعویق بیندازیم. وظایف چالش برانگیز را به فعالیت های کوچکتر تقسیم کنید تا متعهد و در مسیر خود بمانید.
یاد بگیرید که مرزها را تعیین کنید و نه بگویید
زمان گرانبهاترین دارایی شماست و مدیریت خوب زمان یعنی اینکه با “نه” گفتن به کارهایی که اولویت شما نیستند راحت باشید. نه گفتن به موقع باعث صرفه جویی در وقت شما برای تمرکز روی چیزهای مهمتر می شود. یاد بگیرید که چگونه برای خودتان حد و مرز تعیین کنید، تا در نهایت کارهای بزرگتر از ظرفیتتان را قبول نکنید.
حواس پرتی را به حداقل برسانید
هر چیزی که حواستان را پرت می‌کند – ایمیل‌ها، متن‌ها، رسانه‌های اجتماعی – می‌تواند تمرکز شما را از منحرف کند و بهره‌وری را کاهش دهد. این حواس‌پرتی‌ها را از بین ببرید و زمان خود را کنترل کنید تا بتوانید کارهای بیشتری انجام دهید.
عاقلانه با استرس مقابله کنید
استرس می تواند بر بهره وری ما تأثیر بگذارد. زمانی که بیش از آنچه که می توانیم کاری انجام دهیم، اغلب احساس استرس می کنیم. هنگام استرس، تشخیص اینکه چه چیزی برای شما خوب است، بسیار مهم می شود. راه های موثری برای مقابله با استرس پیدا کنید، از جمله استراحت کوتاه، ورزش، مدیتیشن، تمرین یک سرگرمی، تماس با یک دوست یا گوش دادن به موسیقی.
از انجام چند کار خودداری کنید
وقتی چندوظیفه ای هستید، به نظر می آید که کارهای بیشتری را همزمان انجام می دهید. اما، مطالعات ثابت کرده اند که در واقع وقتی چندوظیفه ای بودن، مانع از بهره وری می شود. بنابراین، به جای انجام چند کار و تقسیم توجه بین چند کار مختلف، روی انجام یک کار و رفتن به کار بعدی تمرکز کنید. این تغییر کوچک می تواند نتایج شما را بهبود بخشد. پاداش این کار: کمتر احساس خستگی می کنید!
قانون ۲۰ دقیقه
تعیین بازه های زمانی20 دقیقه ای یکی از ضروری ترین مهارت های مدیریت زمان است. برای انجام یک کار مهم آماده شوید و زنگ ساعت را برای 20 دقیقه تنظیم کنید. به طور منحصر به فرد روی کار تمرکز کنید و تا زمانی که زنگ هشدار به صدا درآید، بهترین انرژی خود را به آن بدهید. حالا تصمیم بگیرید که آیا می‌خواهید کار را کنار بگذارید یا آن را تمام کنید. تا زمانی که کار را کامل نکنید، تکرار کنید.
مرخصی بگیرید
گاهی اوقات بهترین کار این است که به ذهن خود استراحت دهید و کاری که در دست دارید را کنار بگذارید. استراحت یک راه عالی برای دادن فرصتی به مغز برای تنظیم مجدد است. این کار باعث می شود تمرکز و خلاقیت را افزایش می دهد و منجر به حل بهتر مشکلات می شود.
ساختن سیستم و دنبال کردن آن
تکنیک های مختلف را امتحان کنید و بفهمید چه چیزی برای شما مناسب تر است. روش های انتخاب شده را در کنار هم قرار دهید تا سیستمی بسازید که کار می کند و به شما در پیشرفتتان کمک می کند. سیستم را به طور منظم دنبال کنید تا بیشترین سود را از آن ببرید.
استراتژی های مدیریت زمان
در اینجا چند استراتژی موثر برای بهبود مهارت های مدیریت زمان آورده شده است: تأکید می گردد حتما برنامه ای را تهیه و دنبال کنید: یک برنامه روزانه یا هفتگی ایجاد کنید که وظایف و تعهدات خود را مشخص کند. زمان مورد نیاز برای هر کار را درک کنید و بازه های زمانی خاصی را تعیین کنید. برای حفظ سازماندهی و تمرکز، تلاش آگاهانه ای داشته باشید تا تا حد امکان به برنامه خود پایبند باشید.
برای خود حد و مرز تعیین کنید: یاد بگیرید به کارها یا فعالیت هایی که با اولویت ها یا اهداف شما همسو نیستند، نه بگویید. برای جلوگیری از وقفه های غیر ضروری یا حواس پرتی، مرزهای مشخصی را با دیگران تعیین کنید. با به حداقل رساندن فعالیت های اتلاف کننده وقت، مانند مرور بیش از حد رسانه های اجتماعی یا وب گردی بی هدف، از زمان خود محافظت کنید.
تعیین ضرب الاجل: برای وظایف خود مهلت تعیین کنید، خواه آنها شخصی باشند یا مربوط به کار. تعیین ضرب الاجل به ایجاد حس فوریت کمک می کند و شما را قادر می سازد کار خود را به طور موثر اولویت بندی کنید. مطمئن شوید که ضرب الاجل های واقعی را با توجه به پیچیدگی و اهمیت هر کار تعیین می‌کنید.
اهداف بلند مدت و کوتاه مدت تعیین کنید: اهداف بلند مدت خود را به وضوح تعریف کنید و آنها را به اهداف کوتاه مدت کوچکتر و قابل اجرا تقسیم کنید. داشتن اهداف مشخص، وضوح و انگیزه ایجاد می کند. برای دستیابی به اهداف خود ضرب الاجل تعیین کنید و به طور منظم پیشرفت خود را بررسی کنید.
تقویم خود را به طور موثر مدیریت کنید: از یک تقویم یا یک ابزار برنامه ریزی دیجیتال برای مدیریت قرار ملاقات ها، ضرب الاجل ها و تاریخ های مهم خود استفاده کنید. زمان مشخصی را به فعالیت های مختلف از جمله کار، استراحت و زمان شخصی اختصاص دهید. به طور منظم تقویم خود را مرور و به روز کنید تا از تعهدات خود مطلع شوید.
تکالیف خود را اولویت بندی کنید: تعیین کنید کدام وظایف مهم ترین هستند و نیاز به توجه فوری دارند. اولویت‌بندی به شما کمک می‌کند تا روی فعالیت‌های با ارزش تمرکز کنید و از غرق شدن در کارهای کمتر مهم جلوگیری می‌کند. استفاده از تکنیک هایی مانند ماتریس آیزنهاور (the Eisenhower Matrix) را برای دسته بندی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت در نظر بگیرید.
تفویض اختیار مؤثر را تمرین کنید: یاد بگیرید که در صورت لزوم وظایف را به دیگران محول کنید. وظایفی را که می‌تواند توسط شخص دیگری انجام شود، شناسایی و تعیین کنید. این به شما کمک می کند تا روی کارهای با اولویت بالاتر تمرکز کنید و بهره وری کلی را بهبود ببخشید.
چندوظیفه ای بودن را به حداقل برسانید: در حالی که ممکن است کارآمد به نظر برسد، چندوظیفه ای بودن اغلب منجر به کاهش بهره وری و کار با کیفیت پایین می شود. در عوض، روی یک کار تمرکز کنید و سپس به کار بعدی بروید. این رویکرد به حفظ تمرکز کمک می کند و نتایج بهتری ایجاد می کند.
به طور منظم استراحت کنید: از کار مداوم طولانی مدت خودداری کنید زیرا می تواند منجر به فرسودگی شغلی و کاهش بهره وری شود. بین کارها استراحت کوتاهی داشته باشید تا ذهن و بدن خود را شارژ کنید. از این استراحت ها برای ریلکس نمودن، فعالیت بدنی یا هر فعالیتی که به شما کمک می کند تا انرژیتان تازه شود استفاده کنید.
از تجربیات خود بیاموزید: برای ارزیابی نحوه تخصیص زمان خود و شناسایی زمینه هایی که می توانید در آنها پیشرفت کنید، عملکرد خود را بررسی کنید. الگوهای بهره وری خود را ارزیابی کنید و هرگونه فعالیت یا عادت مکرر اتلاف وقت را شناسایی کنید. از این خودارزیابی برای تنظیم رویکرد خود و بهبود مستمر مهارت های مدیریت زمان خود استفاده کنید.
به یاد داشته باشید، بهبود مهارت های مدیریت زمان یک فرآیند مداوم است که نیاز به انضباط و تعهد دارد. با اجرای مداوم این استراتژی ها، می توانید به طور موثرتری به اهداف خود برسید.
کلمات پایانی
این مهارت‌های عملی مدیریت زمان می‌تواند منجر به یک زندگی شادتر و موفق‌تر شود، زیرا می‌توانید تمرکز کنید و در زمان کمتری به اهداف خود برسید. از این استراتژی ها به طور منظم برای استخراج حداکثر ارزش استفاده کنید. با تمرین روزمره اولویت‌بندی وظایف و سازماندهی آنها، می‌توانید با گذشت زمان یک رابطه سالم ایجاد کنید – که کلید یک زندگی موفق و رضایت‌بخش‌تر است.
سوالات متداول
۱- بهترین مهارت مدیریت زمان چیست؟
بهترین مهارت مدیریت زمان کاملا شخصی است و ممکن است برای هر فردی متفاوت باشد. با این حال، یکی از مهارت های مؤثر شناخته شده، اولویت بندی است. اولویت‌بندی وظایف به شما کمک می‌کند تا مهم‌ترین و فوری‌ترین فعالیت‌ها را شناسایی کرده و روی آن تمرکز کنید، و این اطمینان را به شما می‌دهد که زمان و انرژی خود را به کارهای درست اختصاص دهید.
۲- چگونه می توانم زمان خود را مدیریت کنم؟
برای مدیریت موثر زمان خود، می توانید چندین استراتژی را به کار بگیرید:
برای سازماندهی وظایف خود یک برنامه زمان بندی یا لیست کارهایی ایجاد کنید.
اهداف و ضرب الاجل های روشنی را برای فعالیت های خود تعیین کنید.
وظایف بزرگ را به کارهای کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید.
کارهای غیر ضروری را حذف یا محول کنید.
از تکنیک ها و ابزارهای بهره وری مانند بلوک بندی زمان (time-blocking) یا تکنیک پومودورو (Pomodoro) استفاده کنید.
عوامل حواس پرتی را به حداقل برسانید و برای حفظ تمرکز حد و مرز تعیین کنید.
برنامه خود را به طور مرتب بر اساس پیشرفت و تغییر اولویت ها بررسی و تنظیم کنید.
۳- چگونه می توانم مهارت های مدیریتی خود را بهبود بخشم؟
برای بهبود مهارت های مدیریتی خود، می توانید اقدامات زیر را در نظر بگیرید:
به دنبال فرصت هایی برای توسعه حرفه ای و آموزش رهبری، ارتباطات و حل مسئله باشید.
از طریق مشاهده و اخذ راهنمایی از مدیران یا منتورهای با تجربه، بیشتر بیاموزید.
توسعه مهارت های سازمانی و برنامه ریزی قوی برای هماهنگ کردن وظایف و منابع به طور موثر.
مهارت های بین فردی خود از جمله ارتباط موثر، حل تعارض و کار گروهی را تقویت کنید.
به طور مستمر به دنبال بازخورد باشید و در مورد عملکرد خود فکر کنید تا زمینه های بهبود را شناسایی کنید.
۴- آیا مدیریت زمان یک مهارت فنی است؟
مدیریت زمان معمولاً به عنوان یک مهارت فنی طبقه بندی نمی شود. در عوض، این یک مهارت نرم در نظر گرفته می‌شود که به ویژگی‌ها و رفتارهای شخصی اشاره دارد که افراد را قادر می‌سازد تا به طور مؤثر با دیگران تعامل داشته باشند و وظایف را به نحو احسن انجام دهند. مدیریت زمان شامل توانایی هایی مانند اولویت بندی، برنامه ریزی و انضباط شخصی است.
۵- چرا مدیریت زمان مهم است؟
مدیریت زمان به چند دلیل مهم است:
افزایش بهره وری: مدیریت زمان موثر به شما امکان می دهد در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهید و بهره وری و کارایی خود را بهبود ببخشید.
کاهش استرس: با سازماندهی و اولویت بندی وظایف خود، می توانید احساس غرق شدن در انبوه کارها را به حداقل برسانید و سطح استرس را کاهش دهید.
تمرکز و تمرکز بهبود یافته: مدیریت زمان مناسب به شما کمک می کند تا زمان اختصاصی را به هر کار اختصاص دهید و به شما امکان می دهد تمرکز کنید و کار با کیفیت بالاتری تولید کنید.
دستیابی به اهداف: با مدیریت موثر زمان خود، می توانید منابع و تلاش ها را در جهت تحقق اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود اختصاص دهید.
تعادل بهتر بین کار و زندگی: مدیریت زمان شما را قادر می سازد تا زمانی را برای کار، زندگی شخصی، سرگرمی ها و مراقبت از خود اختصاص دهید، که منجر به سبک زندگی متعادل تر و رضایت بخشی می شود.