هر یک از ما گهگاه با تاخیرهای خواسته یا ناخواسته به سر کار می رویم. چه به این دلیل باشد که ما با ساعت زنگ دار نتوانیم بیدار شویم یا در ترافیک گیر کنیم، حداقل یک بار در ماه دیر حاضر شدن در محل کار طبیعی است و برای بهترین افراد نیز این اتفاق می افتد. اما زمانی که یک کارمند هر هفته با تأخیر می آید و یا اصلا نمی آید، این حضور و غیاب های متناوب می تواند به مشکلی تبدیل شود که می تواند به طور قابل توجهی بر بهره وری و درآمد شرکت شما تأثیر بگذارد.
وجود خط مشی حضور و غیاب کارکنان می تواند عدم حضور آنها را تا حد زیادی به حداقل برساند و در بلند مدت در زمان، پول و منابع شما صرفه جویی کند. برای نگارش این خط مشی، ابتدا به این موضوع بپردازیم که خط مشی حضور و غیاب چیست و چگونه تعادل بین کار و زندگی را برای کارکنان فراهم می کند.
خط مشی حضور و غیاب چیست؟
خط مشی حضور و غیاب سند راهنمایی است که کارکنان باید بر اساس آن شروع و پایان روز کاری خود رابرنامه ریزی نمایند. این سند به طور خلاصه بیان می کند که کارکنان باید حضور منظم داشته باشند و هرگونه تخلفی مانند تاخیر، غیبت یا خروج زودهنگام عواقبی دارد.
بنابراین، هدف آن این است که:
- رویه هایی برای گزارش غیبتهای غیر موجه ایجاد کنید
- مشارکت کارکنان را تشویق کنید
- ترک شغل را به حداقل برسانید
اما یک خط مشی حضور و غیاب خوب یک ویژگی تأثیر گذار دیگر نیز دارد: این خط مشی کارکنان را نسبت به مصادیق شفاف غیبت های قابل قبول (مرخصی با حقوق یا مرخصی استعلاجی) و غیرقابل قبول مطلع می کند. علاوه بر این، خط مشی حضور و غیاب می تواند رویه های انضباطی را نیز ترسیم کند.
معمولاً بخش منابع انسانی مراقب رعایت خط مشی حضور و غیاب است و اطمینان حاصل می کند که کارکنان از قوانین آگاهند و آنها را می پذیرند و اغلب کارکنان در طول فرآیند جامعه پذیری آن را امضا می کنند. با این حال، آیا واقعاً به یک خط مشی حضور و غیاب کارمندان نیاز دارید یا می توانید از آن استفاده کنید؟ ما را در ادامه مقاله دنبال کنید تا با مزایای این رویکرد منابع انسانی آشنا شوید.
مزایای خط مشی حضور و غیاب
داشتن خط مشی حضور و غیاب خوب چندین مزیت دارد. اول از همه، خط مشی حضور و غیاب باعث صرفه جویی در هزینه شرکت ها می شود. بیش از 70 درصد از رهبران کسب و کار موافقند که غیبت کارکنان بر درآمد و بهره وری آنها تأثیر دارد.
علاوه بر این، با توجه به آمارها Centers for Disease Control and Prevention (CDC)، غیبت کارکنان باعث کاهش بهره وری بیش از 225.8 میلیارد دلار در سال برای کارفرمایان ایالات متحده می شود. بنابراین، اگرچه می توانید هر از گاهی غیبت های برنامه ریزی نشده را نادیده بگیرید، هزینه های غیبت می تواند به سرعت افزایش یابد و به کسب و کار شما آسیب برساند.
دوم اینکه، می توانید مزایای دیگری را نیز تجربه کنید، مانند:
- بهبود بهره وری و کارایی: شرایط اضطراری اعلام نشده چیزهایی خارج از کنترل شما هستند و می توانید به کارکنان خود اطلاع دهید که داشتن زندگی خارج از محل کار مشکلی ندارد. با یک خط مشی حضور و غیاب، کارکنان شما در مورد موارد اضطراری استرس کمتری خواهند داشت و همین امر باعث بهبود تندرستی و سلامتی ایشان می شود. کارکنان مولدتر به معنای نرخ ماندگاری بالاتر و نیروی کار شادابتر است، که باعث می شود آنها در جهت تلاش برای رفع مشکلات حضور و غیاب خود مشتاق تر باشند.
- ارتقاء فرهنگ محیط کار و روحیه کارکنان: شخصی که همیشه دیر می کند اما هرگز دچار عقوبتی نمی شود، موضوع شایعات در میان همکاران است. چنین فرهنگ شرکتی باعث می شود که برخی از کارکنان بخواهند آن را ترک کنند. خط مشی حضور و غیاب تضمین می کند که با همه منصفانه رفتار می کنید . این کار باعث می شود کار تیمی و ارتباطات افزایش یابد.
- کاهش هزینه های مرتبط با جابجایی کارکنان: یک خط مشی حضور و غیاب شفاف به کارکنان این امکان را می دهد تا با شرایط اضطراری غیرمنتظره مقابله کنند و بین کار و زندگی روزمره خود تعادل ایجاد کنند. این امر باعث می شود نرخ نگهداشت کارکنان بهبود یابد.
پس همانطور که اشاره شد این خط مشی منافعی دارد! اکنون، اگر کارکنانی با سوابق حضور و غیاب خوب می خواهید، بخش ذیل را برای دریافت نکات و ترفندهای آن مطالعه کنید.
چگونه یک قوانین حضور و غیاب قوی ایجاد کنیم
قبل از ایجاد خط مشی حضور و غیاب، باید اطمینان حاصل کنید که همه به راحتی به آن دسترسی دارند، بنابراین قرار دادن آن در کتابچه راهنمای کارکنان ایده خوبی است. پس از ایجاد روش به اشتراک گذاری مقررات شرکت، این استراتژی ها را برای ایجاد یک خط مشی حضور و غیاب اجرا کنید طوری که همه دوست داشته باشند از آن پیروی کنند:
مرحله اول: به فرهنگ کاری خود اهمیت دهید
حضور ضعیف ممکن است ناشی از فرهنگ محل کار و سبک برنامه ریزی شرکت شما باشد. برای مثال، زمانی که یک نفر هر روز دیر می رسد یا زود می رود، چشم خود را می بندید و در همین حین، شما گروه دیگری را به خاطر انجام همین کار مجازات می کنید و انتظار دارید که آنها بدون هیچ بهانه ای به طور مرتب حضور داشته باشند. چنین رویه ای پیام های متفاوتی را برای کارکنان شما ارسال می کند و ممکن است باعث شود:
- در مورد وقت شناسی سهل انگاری می کنید
- ساعت ورود خروج را مهم نمی دانید
- عدم وجود خط مشی حضور و غیاب در بین کارکنان
البته استثنائاتی مانند غیبت موجه وجود دارد. به عنوان مثال، ممکن است کارکنان برای مراقبت از یکی از اعضای بیمار خانواده یا رفتن به معاینه پزشکی به مرخصی پزشکی نیاز داشته باشند. در این شرایط، یک خط مشی سختگیرانه بدون تولرانس، ممکن است کارکنان را از دنبال کردن شغل در شرکت شما منصرف کند.
بنابراین، یک خط مشی حضور و غیاب باید انتظارات واقع بینانه ای از کارکنان شما داشته باشد و شما باید با مدیران خود در مورد تغییر دیدگاه خود و نحوه تعامل با کارکنان صحبت کنید. نکته نویسنده: به کارمندانی که نرخ حضور و غیاب عالی دارند هدایای تشویقی دهید.
مرحله دوم: تعریف اصطلاحات اساسی را شفاف کنید
خط مشی حضورو غیاب شما باید انتظارات شما و معنای هر اصطلاح را به وضوح مشخص کند. به عنوان مثال، می توانید تعاریف اصطلاحاتی مانند موارد ذیل را شفاف نمایید:
- غیبت های مجاز – کارکنان از قبل به سرپرست خود در مورد غیبت خود اطلاع می دهند و غیبت مورد توافق قرار میگیرد.
- تأخیر: یک کارمند تأخیر خود را در شروع شیفت یا تأخیر در بازگشت از تایم استراحت روزانه، اطلاع نمی دهد.
- خروج زود هنگام: کارگر قبل از ساعت پایان شیفت کار، شرکت را ترک می کند.
- عدم تماس: یک کارمند مدیر خود را در مورد غیبت خود مطلع نمی کند.
- ترک شغل: یک کارمند برای چندین روز متوالی بدون اطلاع قبلی کار در محل کار حاضر نمی شود و معمولاً نمیتوانید در طول ساعت کاری با وی تماس بگیرید.
سعی کنید برای هر سناریو یک چارچوب زمانی واقع بینانه تعیین کنید، مانند اینکه چند هفته یا چند روز قبل یک کارمند باید درخواست مرخصی بدهد. برای مثال، می توانید به کارمندان اجازه دهید چند روز (محدود) بیمار باشند قبل از اینکه گواهینامه پزشک را درخواست کنید. نکته نویسنده: برای جلوگیری از پیچیده شدن سند، به رایج ترین سناریوها برای غیبت کارمند پایبند باشید.
مرحله سوم: اقدامات انضباطی واقع بینانه را ایجاد کنید
هنگامی که کارمندان تأخیر می نمایند یا غیبت دارند، این موضوع به مدیران منابع انسانی شما بستگی دارد که با جایگزینی فرد مذکور با کمبود حضور یک نیروی کار مقابله کنند. این امر از این جهت مهم است که ممکن است روحیه کارکنان شما را تنزل یابد، به خصوص اگر آنها اغلب مجبور باشند جای یک همکار غایب، وظایف وی را نیز پوشش دهند.
شاید زمان آن رسیده باشد که به عواقب تخلفات مکرر فکر کنید. یک فرآیند انضباطی شفاف تضمین می کند که هر یک از کارکنان با همان رفتار مواجه می شوند. این موضوع به شرکت شما کمک می کند تا از مشکلات قانونی جلوگیری گردد.
به عنوان مثال، برخی از شرکت ها از هشدارهای کتبی برای تنبیه کارکنان خود استفاده می کنند. در این خصوص، ممکن است کارکنان دو یا چند اخطار کتبی قبل از جلسه رسیدگی به مسائل انضباطی خود دریافت کنند. روش های دیگری هم هست مثلا ممکن است شما از سیستم امتیازی استفاده کنید، جایی که کارکنان به دلیل نقض قوانین جریمه میشوند.
در اینجا مثالی از نحوه استفاده از آن آورده شده است:
- کارمندان به دلیل تاخیر در شیفت کاری یا ترک زودهنگام کار نیم امتیاز دریافت می کنند
- کارمندی که حضور ندارد دو امتیاز دریافت می کند
- وقتی کارمندی بدون اطلاع قبلی پنج روز متوالی غیبت کند و پاسخگو نباشد، می تواند 10 امتیاز دریافت کند که ممکن است منجر به قطع همکاری شود.
مرحله چهارم: خط مشی حضور و غیاب خود را ساده نگه دارید
خط مشی حضور و غیاب مفهومی است که بایستی همه بتوانند راحت درک کنند: افراد باید به موقع در محل کار حاضر شوند و عدم حضور، ممکن است به بهره وری شرکت آسیب برساند. با این حال، استفاده از زبان ساده و صریح، هنگام بیان این انتظارات تضمین می کند که همه چیز واضح و آسان است و همه چیز در یک صفحه گنجانده شده است. و به نیازها و انگیزهای کارکنان نیز توجه شده است.
علاوه بر این، عینی بودن تا حد امکان به نفع همه طرف های ماجراست. در نتیجه، با وجود این سند، مدیران مفاهیم تأخیر و عدم حضور و خروج زودهنگام را می دانند و در همین حال، کارکنان نیز درک می کنند که رفتارشان در کجای خط مشی حضور و غیاب قرار می گیرد.
مرحله پنجم: یک فرآیند درخواست زمان استراحت ایجاد کنید
برای اطمینان از اینکه کارکنان شما به سیاست های شما احترام می گذارند، می توانید رویه ای داشته باشید که در آن کارمندان بتوانند درخواست مرخصی یا مرخصی پزشکی نمایند. روش های زیادی برای مدیریت این درخواست ها وجود دارد، مانند:
- فناوری منابع انسانی، مانند استفاده از اپلیکیشن های زمان بندی
- فرم های چاپی
- درخواست از طریق ایمیل
استفاده از یکی از این استراتژی ها محیط کار شما را سازماندهی می کند زیرا می توانید به سرعت درخواستی را تأیید یا رد کنید و بلافاصله به کارکنان اطلاع دهید. نکته نویسنده: اطمینان حاصل کنید که کارکنان شما تمام مراحل را می دانند و اینکه از چه فرم هایی بایستی برای ارسال به چه کسانی استفاده کنند.
در خاتمه
یک خط مشی حضور و غیاب خوب، رفتار منصفانه را تضمین می کند و مشکلات تاخیر و غیبت را حل می کند. در نتیجه استفاده از این رویکرد، فرهنگ سازمانی سالم تری ایجاد می کنید که باعث افزایش رضایت کارکنان و کاهش ترک کار می شود. به یاد داشته باشید که قبل از تهیه پیش نویس خط مشی، با همکاران خود صحبت کنید و بهترین مسیر اقدام، از انتظارات گرفته تا رسیدگی به مسائل حضور و غیاب را تعیین کنید.