حیطه نظارت (SOC-Span of Control) چیست؟

حیطه نظارت چیست
در این مقاله می خوانیم:

معانی مختلفی برای عبارت Span of Control  در اینترنت یافت می شود، نظیر: حوزه نظارت، حیطه نظارت، حیطه مدیریت، حیطه کنترل، دامنه کنترل، گستره کنترل، محدوده کنترل، پهنه نظارت، پهنه کنترل، میدان کنترل

با توجه به بررسی های انجام شده، می‌توان حیطه نظارت را برای ترجمه این عبارت استفاده نمود. لذا در این مقاله از این ترجمه استفاده می‌کنیم.

حیطه نظارت، به تعداد افرادی اشاره دارد که یک مدیر می تواند مستقیماً آنها را کنترل کند. به قول هایمن (Haimann) و اسکات (Scott)، تعداد زیردستانی است که می توان به طور مؤثر تحت نظارت و مدیریت قرار گیرند.

حیطه نظارت زمانی که در زمینه «سطوح ساختار سازمانی سلسله مراتب» در نظر گرفته شود، می‌تواند بر حسب معیار پهنای عرضی (افقی)، توصیف شود؛ به عنوان مثال، حیطه نظارت وسیع یا حیطه نظارت باریک. در حیطه نظارت وسیع، چندین نفر تحت نظارت مستقیم یک مدیر کار می کنند. از سوی دیگر، در حیطه نظارت باریک، افراد کمتری به یک مدیر گزارش می دهند.

حیطه نظارت در ساختار سازمانی به تعداد کارکنانی بستگی دارد که می توانند توسط مدیران نظارت یا کنترل شوند. در حالت ایده آل، تعداد کارکنانی که زیر نظر یک سرپرست کار می کنند باید 15-20 زیردستان باشد.

حیطه نظارت را نیز می توان با معیارارتفاع ساختار سازمانی، یعنی سطوح مدیریت یا سلسله مراتب نیز نشان داد. ساختار سازمانی می تواند به دو شکل باشد:

سازه های بلند یا مرتفع: 

سازه های بلند حیطه نظارت باریکی دارند. در این شکل ساختار، سرپرست، تعداد افراد کمتری دارد که با او کار می‌کنند. او می تواند فعالیت های آنها را به خوبی کنترل کند و کنترل بهتر و شدیدتری بر فعالیت های آنها داشته باشد. این شکل از ساختار سازمانی در سازمان های بوروکراتیک (bureaucratic) یافت می شود.

سازه های مسطح: 

سازه های مسطح حیطه نظارت وسیعی دارند. این ساختارها دارای سطوح کمتری از سلسله مراتب در ساختار سازمانی هستند و مدیر دارای تعداد زیادی از افراد است که با او کار می‌کنند.

برخی از عوامل موثر بر حیطه نظارت به شرح زیر است: 

  • ظرفیت مدیر (Capacity of the manager)
  • ماهیت کار (Nature of work)
  • مهارت‌های کارمند (Skills of the employee)
  • روش ارتباط (Method of communication)
  • سطح برنامه‌ریزی و سازماندهی (Level of planning and organising)
  • نظارت از سوی دیگران (Supervision from others)
  • استفاده از منابع و کمک‌های دیگر (Using other resources and assistance)

به عقیده پترسون (Peterson) و پلومن (Plowman)، حیطه نظارت به حداکثر تعداد زیردستانی اطلاق می شود که ممکن است در قلمرو مدیریت یک مدیر مافوق مستقیم، قرار گیرند.

انواع حیطه نظارت

حیطه نظارت باریک

حیطه نظارت باریک دارای تعداد کمتری از کارگران است که باید توسط مدیر نظارت شوند. این رویکرد، منجر به ایجاد ساختارهای مرتفع‌تری می شود که تعداد سطوح مدیریتی بیشتری دارند. یکی از جنبه های مهم حیطه نظارت باریک این است که کار انجام شده توسط کارکنان نیاز به تخصص همراه با نظارت مؤثرتر و کنترل دقیق‌تر دارد.

در این حالت چون سطوح مدیریتی بیشتری وجود دارد، ارتباطات سازمانی مخدوش می‌شود و هماهنگی بین بخش‌ها و کارکنان آن تحت تأثیر قرار می‌گیرد. این امر، در نهایت منجر به هزینه‌های سربار بیشتر و زمان پاسخگویی ناکارآمد می‌شود.

مزایای استفاده از حیطه نظارت باریک

مزایای یک حیطه نظارت باریک به شرح ذیل است:

  • امکان ارتباط سریعتر و بهتر بین مدیران و کارکنان را فراهم می کند
  • کنترل بهتر مدیران بر کارمندان تضمین می کند
  • امکان بازخورد مؤثر و فوری در خصوص ایده های کارگران را فراهم می‌سازد
  • برای کنترل تعداد بیشتری از کارکنان به سطح بالاتری از مهارت مدیریت نیاز دارد
  • مدیران می توانند با تعداد کمتری از کارمندان بدون استرس بیش از حد کار کنند

محدودیت‌های حیطه نظارت باریک

  • سطوح مدیریت بیشتری وجود دارد و بنابراین از نظر هزینه‌های نیروی کار برای شرکت گران‌تر است.
  • به دلیل تصمیم‌گیری کندتر بین کارکنان بخش های مختلف، عدم هماهنگی وجود دارد.
  • کارکنان به دقت تحت نظارت و پایش قرار می گیرند به طوری که بر روحیه و سطح اعتماد آنها تأثیر می‌گذارد.
  • تعداد بیشتری از سطوح سازمانی وجود دارد که منجر به ایجاد فاصله بین مدیریت ارشد و نیروی کار می‌شود. از این رو نزدیک شدن به سطوح بالاتر برای کارکنان دشوار می‌شود.
  • ممکن است مدیریت ارشد به دلیل سطوح سلسله مراتبی از مشکلات کارکنان آگاه نشود.

حیطه نظارت وسیع

حیطه نظارت وسیع، توسط مدیران برای نظارت و کنترل افراد بیشتری در یک زمان استفاده می شود. حیطه نظارت وسیع‌تر، سطوح مدیریتی کمتر و تعداد مراحل کمتری در ساختار سازمان دارد، بنابراین ساختار مسطح‌تری ایجاد می‌کند.

ساختار سازمانی مسطح‌تر، زمانی موثر است که فعالیت ها و وظایف استاندارد شده‌اند . در این حالت، کارمندان تخصص و شایستگی لازم را دارند و نیاز به نظارت زیادی ندارند و ارتباط بهتری بین کارکنان وجود دارد که منجر به افزایش بهره‌وری و ارتقای سطح عملکرد می شود.

مزایای حیطه نظارت وسیع

مزایای یک حیطه نظارت وسیع به شرح زیر است:

  • مقرون به صرفه و کم هزینه است زیرا مدیر کارکنان کمتری دارد که به او گزارش می دهند.
  • همه کارمندان زیر نظر یک مدیر کار می کنند.
  • می توان تصمیمات سریعتر و اقدامات سریعتر را اتخاذ کرد.
  • کارکنان به دلیل کنترل و نظارت کمتر، اعتماد به نفس بیشتری دارند.
  • کارکنان آزادی کار و خلاقیت بیشتری دارند.

محدودیت‌های حیطه نظارت وسیع

محدودیت های یک حیطه نظارت وسیع به شرح ذیل است:

  • سطوح ارتباطی ناکارآمدی دارد و ارتباطات زمان‌بر است.
  • کارکنان احساس بی انگیزگی می کنند زیرا فرصت های کمتری برای ترفیع ایجاد می کند.
  • نظارت و کنترل فعالیت‌‍های همه کارکنان برای مدیر مشکل است.
  • ناکارآمدی در عملکرد شغلی به دلیل تصمیمات نادرست اتخاذ شده توسط کارکنان.
  • سطح بهره وری کارکنان را پایین می آورد.

عوامل موثر بر حیطه نظارت

توانایی زیردستان (Ability of subordinates)

هنگامی که زیردستان به اندازه کافی شایستگی انجام کارشان را داشته باشند، مدیر ملزم به توجه بیشتر به آنها نخواهد بود و می‌توان بر تعداد بیشتری از زیردستان نظارت کرد. اما زمانی که زیردستان از شایستگی کمتری برخوردار باشند، مدیر ملزم به اختصاص زمان بیشتری برای نظارت خواهد بود و حیطه نظارت محدود می شود.

درجه تفویض اختیار (Degree of delegation)

مدیری که اختیارات تصمیم گیری بیشتری را به زیردستان خود تفویض می کند، می تواند بر تعداد بیشتری از زیردستان نظارت کرده و حیطه نظارت را افزایش دهد. اما اگر مدیری اختیارات تصمیم گیری بیشتری را نزد خود نگه دارد بر تعداد کمی از زیردستان می‌تواند نظارت کند.

قابلیت سرپرست (Capability of supervisor)

خصوصیات و شایستگی‌های سرپرست (مدیر مافوق مستقیم) تا حد زیادی بر و حیطه نظارت تأثیر می گذارد. اگر سرپرست به اندازه کافی شایستگی داشته باشد، می تواند به راحتی بر تعداد زیادی از کارکنان نظارت کند و دامنه کنترل می تواند گسترده‌تر باشد. در صورتی که سرپرست جدید منصوب شود و شایستگی کمتر و توانایی اداری کمتری داشته باشد، حیطه نظارت محدود خواهد بود.

سن سازمان (Age of the organization)

حیطه نظارت در سازمان های قدیمی بیشتر از سازمان های جدیدتر است زیرا در سازمان های قدیمی طی مرور زمان، همه چیز تثبیت شده‌اند.

ماهیت کار (Nature of work)

هر چه که کار روتین‌تر می شود، حیطه نظارت می تواند گسترده‌تر شود و شباهت و سادگی فعالیت‌ها (وظایف) را می توان به راحتی شناسایی نمود، در حالی که اگر کار ماهیت پیچیده ای داشته باشد، حیطه نظارت باریک خواهد بود. بنابراین، ماهیت کار، وسعت حیطه نظارت را تعیین می کند.

پراکندگی جغرافیایی (Geographical Dispersion)

اگر شعبه‌های یک کسب ‌وکار به‌طور گسترده پراکنده باشند، آن‌گاه نظارت بر هر یک از آنها برای مدیر دشوار می‌شود، زیرا حیطه نظارت کمتر خواهد بود. یک مدیر می تواند زمانی می‌تواند به راحتی بر کار تعداد زیادی از زیردستان نظارت کند، که تمام نیروی انسانی در یک مکان متمرکز قرار گیرند.

تکنیک های نظارت  یا سرپرستی (Techniques of supervision)

تکنیک‌های نظارتی مانند تفویض اختیار (delegation)، طرح‌ریزی (planning)، برنامه‌ریزی (programming)، استفاده از تخصص کارکنان (the use of staff specialists) و غیره به گسترش حیطه نظارت مدیر کمک می‌کنند.

حیطه نظارت را می توان در جایی گسترش داد که مدیریت عملیات بیشتر مبتنی بر اهداف و مقاصد انجام شود تا توسط یک سرپرست همیشه حاضر. همچنین، یک مدیر می تواند حیطه نظارت خود را با استفاده از تخصص کارکنانی که می توانند بخش هایی از وظایف مدیران را به عهده بگیرند گسترده‌تر نماید. 

سیستم ارتباطات (Communication system)

در مقایسه با سیستم ارتباطی موجود در یک سازمان بیمار، یک سیستم ارتباطی مناسب سازمان یافته و دقیق در یک سازمان، گسترش بیشتر حیطه نظارت را ممکن می‌سازد.

استفاده از فناوری ارتباطات (Use of communication technology)

در دوران مدرن، به دلیل استفاده از اتوماسیون در مدیریت، کنترل مدیران توسعه یافته است. علاوه بر این، استفاده از مکانیزاسیون برای فعالیت هایی مانند حسابداری و محاسبات، حیطه نظارت را افزایش داده است.

سطح مدیریت (Level of management)

در انتها متذکر میگردد که هر چه در سلسله مراتب سازمانی بالاتر برویم، حیطه نظارت محدودتر می‌شود. بر اساس مطالعات تجربی، نیومن (Newman) پیشنهاد نمود که مدیران در رده‌های بالاتر باید بین سه تا هفت زیر مجموعه عملیاتی داشته باشند، در حالی که محدوده بهینه برای سرپرستان خط اول فعالیت‌های جاری، معمولاً از پانزده تا بیست کارمند است.

عوامل دیگری نظیر اختیار و مسئولیت مشخص ؛ در دسترس بودن خدمات کارکنان؛ محدودیت های اقتصادی؛ رابطه مافوق و زیردستان؛ درجه تمرکز سازمان؛ وضعیت مالی سازمان؛ وضوح برنامه ها و مسئولیت ها و غیره وجود دارند،  که بر حیطه نظارت نیز تأثیر می گذارد.

تازه‌ترین‌ها
اشتراک گذاری در شبکه‌های اجتماعی
Twitter
LinkedIn
Email
Telegram
WhatsApp
Skype