چگونه می‌توان حس مسئولیت‌پذیری بیشتری را در هر تیمی تقویت کرد
مسئولیت‌پذیری در کار
مسئولیت‌پذیری در کار یعنی ظاهر شدن و تلاش برای انجام کارهایی که گفته بودید انجام می‌دهید. مسئولیت‌پذیری در مورد تقبل مسئولیت کارتان است. همچنین اعتماد به هم تیمی‌های خود و دانستن اینکه می‌توانید برای انجام کارها روی یکدیگر حساب کنید.
ایجاد فرهنگ مسئولیت‌پذیری در سازمان ابزاری ضروری است که توسط تیم‌های با عملکرد بالا برای توسعه روابط کاری بهتر، حذف سورپرایزها و بهبود کلی شادمانی در شغل (job happiness) استفاده می‌شود.
اما رسیدن به آن بسیار سخت‌تر از آن چیزی است که فکر می‌کنید.
مسئولیت‌پذیری در کار چگونه است؟
برای اکثر تیم‌ها، ایجاد درک مشترک از مسئولیت‌پذیری اولین گام است. پاسخگو بودن در محیط کار و در مقابل هم تیمی‌هایتان دقیقاً به چه معناست؟ دیکشنری وبستر مسئولیت‌پذیری را این گونه تعریف می‌نماید: تعهد یا تمایل به پذیرش مسئولیت اعمال خود.
مصادیق مسئولیت‌پذیری در محیط کار، به مواردی نظیر اشتباه کردن و به اشتراک گذاشتن آن به عنوان یک تجربه یادگیری یا ارائه پرزنت درباره سهم ازمشارکت شخصی در کارهای گروهی و تأثیر آنها اشاره نمود.
هنری ایوانز(Henry Evans)، نویسنده کتاب برنده شدن با مسئولیت‌پذیری، می‌گوید مسئولیت‌پذیری تعهدات واضحی است که از نظر دیگران رعایت شده است. در اینجا، عبارت در چشم دیگران کلیدی است. در تیم‌ها، مسئولیت‌پذیری منحصر به معنای ایجاد و حفظ تعهدات نیست، بلکه شامل شفافیت و به اشتراک گذاشتن با هم تیمی‌ها در طول مسیر نیز هست.
هنگامی که تعهدات خود را برای هم تیمی‌های خود آشکار می‌نماییم (از طریق جلسات روزانه و تعیین هدف)، هر فردی این اختیار را پیدا میکند که سؤالات پیگیری را بپرسد، پیشرفت را بررسی کند و به پیشبرد کار کمک کند.
| تمرین: استانداردهای پاسخگویی تیم: به عنوان یک تیم دور هم جمع شوید و در مورد اینکه مسئولیت‌پذیری برای شما چه معنایی دارد، بحث کنید. نوشتن یک تعریف مشترک و نمونه هایی از مصادیق ظاهری پاسخگویی در هر سناریوی رایجی در محیط کاری می‌تواند مفید باشد.استانداردهای خود را مستند کنید و آنها را با اعضای جدید تیم به اشتراک بگذارید تا همه به یک تعریف مشترک برسند . |
مزایای مسئولیت‌پذیری در محیط کار چیست؟
رویکرد تیم شما به مسئولیت‌پذیری می‌تواند تقریباً در تمام جنبه های کار تأثیر بگذارد.
مسئولیت‌پذیری روابط کاری بهتری را تقویت میکند، رضایت شغلی را بهبود می‌بخشد و به تیم‌ها کمک میکند تا به طور مؤثرتری با هم کار کنند.
این به مشارکت کنندگان انفرادی تیم‌ها قدرت می‌دهد تا بر کار خود مالکیت داشته باشند و کار تیمی مؤثرتر را تقویت میکند، زیرا افراد می‌دانند که می‌توانند برای انجام کارها روی یکدیگر حساب کنند.
تسلط بر مسئولیت‌پذیری تیمی می‌تواند به تیم‌ها کمک کند تا بحث‌های بهتری در مورد عملکرد داشته باشند و یکدیگر را به روشی حمایت‌کننده‌تر نیز پاسخگو نگه دارند. این مزیت، افراد را ترغیب میکند تا از اهداف خود فراتر رفته و عملکرد خود را بهبود بخشند، و به طور ذاتی نتایج (و درآمد) بالاتری به دست آید.
به گفته گالوپ، دلبستگی کارکنان به شرکت‌ها کمک میکند تا از رقبای خود بهتر عمل کنند و می‌تواند 21 درصد سود بیشتری را به همراه داشته باشد.
علیرغم این حقایق، بسیاری از تیم ها هنوز در تلاش هستند تا عضله مسئولیت‌پذیری کارکنان خود را ایجاد کنند.
شکاف مسئولیت‌پذیری (The accountability gap)
آیا تیم شما به طور معمول با ضرب الاجل‌های از دست رفته، قول‌های (وعده) عمل نشده یا انتظارات مبهم مواجه است؟
آیا مدیران دائماً افراد را برای به‌روزرسانی اطلاعات تعقیب می‌نمایند یا به طور دائم نیاز به مدیریت خرد (micromanage) را احساس می‌کنند؟
اگر این علائم آشنا به نظر می‌رسند، تیم شما ممکن است شکاف مسئولیت‌پذیری داشته باشد.
اگر تیم شما با عدم مسئولیت‌پذیری دست و پنجه نرم میکند، شما تنها نیستید. 25 درصد از مدیران می‌گویند عدم پاسخگویی یکی از بزرگترین موانع برای تیمشان است.
این امر با مسائل جدی مانند عملکرد ضعیف، روحیه پایین تیم، افزایش نرخ ریزش کارکنان و کاهش بازده مرتبط است.
بدون استانداردهای پاسخگویی و سیستم های پاسخگویی، افراد به طور مداوم در تلاش هستند تا بدانند از آنها چه انتظاری می‌رود که بتوانند با حداکثر توان خود عمل کنند.
یک روتین روزانه بر اساس مسئولیت‌پذیری بسازید
مسئولیت‌پذیری در کار چیزی نیست که فقط در جلسات مرور عملکرد فصلی یا زمانی که مشکلی پیش می‌آید به آن فکر کنید.
تیم‌های با عملکرد بالا هر روز مسئولیت‌پذیری را تمرین می‌کنند و دارای این ویژگی ها هستند:
• ارتباط باز
• به اشتراک گذاشتن تعهدات
• گزارش پیشرفت آنها
یکی از راه‌های بسیار ساده برای انجام این کار، جلسات روزانه یا هفتگی مرور عملکرد است، جایی که هم تیمی‌ها اطلاعات کارهایشان را به‌روزرسانی می‌کنند، و آنچه از بقیه اعضای تیم نیاز دارند و نحوه انجامشان را بیان می‌کنند.
با جلسات روزانه یا هفتگی مرور عملکرد، می‌توانید:
• با اطلاع رسانی و مرتبط نگه داشتن اعضای تیم، بار جلسات را کاهش دهید
• برنامه خود و آنچه را که انجام داده اید به راحتی به اشتراک بگذارید
• در سطح شخصی بررسی کنید و در جریان امور سایر اعضای تیم باشید.
• سؤالات، درخواست‌ها و یخ شکن‌ها (icebreakers) را سفارشی کنید
• به‌روزرسانی‌ها را از طریق نرم افزارها یا اپلیکیشن های کارهای تیم به اشتراک بگذارید
ایجاد سیستم‌هایی برای مسئولیت‌پذیری در جریان کاری تیم‌تان می‌تواند به مشارکت کنندگان انفرادی کمک کند تا قدرت بیشتری داشته باشند و به مدیران کمک کند بدون مدیریت خُرد از آنها حمایت کنند.
می‌توانید بحث های بهتری در مورد عملکرد داشته باشید، عادات سالمی را حول برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری ایجاد کنید و به نتایج بهتری برسید. اگر میخواهید تیم شما موثرتر باشد، روی مسئولیت‌پذیری تیمی و فردی سرمایه‌گذاری کنید.
4 راه برای ایجاد مسئولیت‌پذیری بیشتر در محل کار
1. پاسخگویی را در تیم خود مدل‌سازی کنید
وقتی نوبت به ایجاد فرهنگ مسئولیت‌پذیری می‌رسد، تغییر از شما شروع می‌شود.
مسئولیت‌پذیری تیم بدون وجود مسئولیت‌پذیری شخصی قوی در ابتدا غیرممکن است، بنابراین مهم است که ابتدا روی خودتان کار کنید قبل از اینکه بخواهید در مورد مسئولیت‌پذیری با همکاران یا افراد زیر دست، حرفی بزنید.
در کتاب برنده شدن از طریق مسئولیت‌پذیری، ایوانز (Evans) بیان میکند که دو تعهد را که برای موفقیت شما مهم هستند یادداشت کنید – یکی برای کار و دیگری برای زندگی شخصی. اینها باید چیزهایی باشند که شما قصد دارید مسئولیت کامل آنها را به عهده بگیرید.
سپس، آنها را با کل تیم خود به اشتراک بگذارید و همه را تشویق کنید که شما را مسئول بدانند. (این تمرین مهم است چه یک مشارکت کننده انفرادی ، چه یک مدیر یا یک مدیر عامل باشید. رهبران مسئول، تیم‌های مسئول را پرورش می‌دهند).
ایوانز (Evans) می‌گوید چنانچه در موقعیت رهبری هستید، اگر بخواهید دیگران پاسخگو باشند، باید نشان دهید خودتان هم میخواهید پاسخگو باشید. تعهد خود را به مسئولیت‌پذیری با در نظر گرفتن تأثیر اعمال (یا بی‌عملی) خود نشان دهید و پذیرای هم تیمی‌هایی باشید که وضعیت کار شما را بررسی می‌کنند.
2. انتظارات واضحی برای اعضای تیم تعیین کنید
ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما انجام آنچه هم تیمی‌هایتان از شما انتظار دارند، نیاز به شفافیت در مورد اولویت‌ها است.
فرض کنید از یکی از اعضای تیم خود میخواهید که پروژه را طبق بالاترین استانداردها و در اسرع وقت تکمیل کند، اما این رویکرد به دلایل زیادی مشکل ساز است.
برای شروع، اگر از پنج نفر بپرسید که بالاترین استانداردها به چه معناست، احتمالاً پنج پاسخ متفاوت دریافت خواهید کرد. برای برخی، ممکن است به معنای اولویت دادن به جزئیات و دقت باشد.
برای دیگران، ممکن است به معنای تکمیل کار به طور موثر و با چابکی یا سرعت بیش از حد است. همین مشکلات برای در اسرع وقت پیش می‌آیند – آیا این به این معنی است که در یک ساعت، فردا، هفته آینده یا زمانی در این سه ماهه؟
انتظارات مبهم و نامشخص، شکاف پاسخگویی ایجاد میکند. برای پر کردن این شکاف‌ها و کاهش ابهام، سعی کنید تا حد امکان دقیق باشید.
استراتژی‌هایی برای بهبود تعیین انتظارات:
تعریف مالکیت پروژه: در جلسات تیم صحبت کنید تا به وضوح مشخص شود که چه کسی مالک چه چیزی است. بسیاری از تیم‌ها دوست دارند از نمودار RACI برای هر پروژه استفاده کنند که مشخص میکند چه کسی باید مسئول، پاسخگو، مشاور و مطلع در مورد کار باشد.[i]
از یک الگوی مشخص شده برای تعریف دقیق مشخصات پروژه استفاده کنید: مشخصات پروژه و اطلاعات تک صفحه‌ای به تیم ها کمک میکند تا همسویی ایجاد گردد، انتظارات به وضوح تعریف شود و شکاف‌های پاسخگویی حذف گردد. هر یک از تیم‌ها باید جدول زمانی پروژه، مالکیت و مشخصات اقلام قابل تحویل را مشخص کند (در صورت امکان، مثال هایی ارائه کند). ایجاد یک الگوی مشخصات پروژه برای صرفه‌جویی در زمان و اطمینان از گنجاندن مجموعه استانداردی از اطلاعات در هر یک می‌تواند مفید باشد.
با اقلام اقدامات جلسات هدفمندتر کار کنید: اقلام اقدام برای اهداف مختلف ارزشمند هستند که یکی از آنها این است که ایجاد مسئولیت‌پذیری بسیار مهم است. وقتی اقلام اقدام در جلسات تیم مطرح می‌شوند، بسیار آسان است که یا از شکاف‌های مسئولیت‌پذیری عبور کنند یا اعلام شود که ویژگیهای کافی برای دنبال کردن کافی نیست. برای اینکه اقلام اقدام را در ذهن خود نگه دارید، یک نفر را برای یادداشت برداری معرفی کنید تا در حین صحبت کردن آنها را مستند کند و بلافاصله پس از پایان جلسه آنها را به اشتراک بگذارد.
نقش‌ها و مسئولیت‌ها را به اطلاع عموم برسانید: وقتی افراد نقش خود را می‌دانند، به احتمال زیاد احساس مالکیت می‌کنند و مسئولیت کار خود را بر عهده می‌گیرند. به همین ترتیب، وقتی هم‌تیمی‌ها نقش یکدیگر را درک می‌کنند، همکاری، ارتباط و اعتماد تقویت می‌گردد زیرا افراد می‌دانند برای چه چیزی به چه کسی مراجعه کنند و چه چیز مورد انتظاری است (و نیست). به عنوان یک مدیر، مهم است که نقش همه را عمومی کنید و به طور منظم انتظارات را مرور کنید.
| نکته رهبری: به این فکر کنید که چگونه به افراد تیم خود برای کارهایی که انجام می‌دهند، پاداش می‌دهید، به‌ویژه کارهای خسته‌کننده و طولانی که چندان ملموس و قابل مشاهده نیستند. |
3. یک محیط و فضای امن ایجاد کنید
اعتماد و امنیت روانی برای ایجاد فرهنگ پاسخگویی اساسی است. بدون آنها، افراد حاضر در تیم شما احساس راحتی نمی‌کنند که با هم صحبت کنند، به طور شفاف اطلاعاتشان را به اشتراک بگذارند و اگر کارها طبق برنامه پیش نرود مسئولیت را به عهده بگیرند.
هنگامی که امنیت روانی را در تیم خود ایجاد می‌کنید، افراد در خطر کردن، درخواست بازخورد و آشکارساختن آسیب پذیریشان در مقابل دیگران، در طی فراز و نشیب هایی که ذاتاً با هر شغلی همراه است، احساس امنیت بیشتری می‌کنند.
| نکته: نشان دهید که آسیب پذیر بودن اشکالی ندارد. برای اینکه مسئولیت‌پذیری شخصی واقعاً کارساز باشد، افراد باید در مورد جایی که در آن هستند شفاف و صادق باشند و مسئولیت کامل را در فراز و نشیب‌های کار به عهده بگیرند. برای تشویق این رفتار، با الگوبرداری از خودتان شروع کنید. اگر روز سختی دارید، این را بگویید. اگر چیزی خارج از محل کار شما حواس شما را پرت میکند، به آنها اطلاع دهید. اگر آزمایشی که امتحان کردید با شکست بدی روبرو شد، آن را نیز به اشتراک بگذارید. (شکست باید چیزی باشد که مردم از صحبت کردن در مورد آن احساس امنیت می‌کنند – نه چیزی که از آن دوری می‌کنند). |
4. از پازل پاسخگویی استفاده کنید
پازل پاسخگویی مدلی است که به تیم ها کمک میکند تا مکالمه بیشتری را پیرامون مسئولیت‌پذیری در کار ایجاد کنند و در طول زمان عضله خود را تقویت کنند.
این پازل (که توسط هنری ایوانز -Henry Evans- ساخته شده است) از چهار قطعه یا الزامات مسئولیت‌پذیری تشکیل شده است که هر کدام دیگری را تقویت میکند. وقتی تکه ای از دست می‌رود، مسئولیت‌پذیری نیز از دست می‌رود.
1. انتظارات واضح: مانند آنچه در بالا توضیح دادیم – درخواست، وظیفه، انتظار یا پروژه باید دقیق و واضح باشد. یکی از ابزارهایی که می‌تواند به ارزیابی ویژگی و وضوح در اینجا کمک کند چهارچوب اهداف SMART است.
2. تاریخ و زمان خاص: در مورد تاریخ‌ها، زمان‌ها و مناطق زمانی (time zones) شفاف باشید. اولویت‌ها و منابع را با بزرگترین اهداف خود هماهنگ کنید.
3. مالکیت: یک کار (تکلیف)، یک مالک. هر مالک کاری مسئولیت بررسی آن را بر عهده می‌گیرد و مسئولیت نتیجه را می‌پذیرد.
4. اشتراک گذاری: پاسخگویی زمانی ایجاد می‌شود که دو یا چند نفر از یک تعهد خاص اطلاع داشته باشند. بسیار مهم است که تیم خود را شرکای مسئولیت‌پذیری خود سازید – این موضوع در مورد اعلام تعهد و درخواست از هم تیمی‌های خود برای پاسخگو بودن خود شما نیز هست.
[i] RACI مخفف عبارت Responsible, Accountable, Consulted, Informed است. هر حرف در RACI نشان دهنده سطح خاصی از مسئولیت در یک پروژه است.
کلید:
R = مسئول، شخصی که اقلام قابل تحویل را ایجاد می کند
A = پاسخگو، فرد دارای قدرت تصمیم گیری نهایی
C = مشورت شده، افرادی که ورودی‌ها و بازخوردها را ارائه می کنند
I = افرادی که در جریان اتفاقاتی هستند که در حال رخ دادن هستند
