.حتی اگر رابطه کاری خوبی با یک همکار داشته باشید، ممکن است یک روز صبح نامه استعفای او را در کارتابل ورودی خود ببینید. هر چند که شما بخواهید از چنین موقعیتهایی اجتناب کنید و همکاران را حفظ نمایید، استعفا یا خروج از خدمت، یک بخش جداییناپذیر از چرخه همکاری کارکنان (employee life cycle) است و بهترین استفاده از آن ضروری است. به همین دلیل است که یک مصاحبه خروج پرمغز در پایان دوره خدمت یک همکار می تواند به شما کمک کند تا بینش ارزشمندی در مورد علت ترک کار وی به دست آورید.
چه یک مکالمه حضوری باشد چه یک پرسشنامه، مصاحبه های خروج، فضای امنی را برای همکار ایجاد می کند تا بازخورد صادقانه خود را به اشتراک بگذارد و زمینه هایی را که نیاز به بهبود دارید آشکار کند. در این بخش، بینشهای ارزشمندی در مورد مصاحبههای خروج پیدا می کنید که نحوه کار شما را تغییر میدهد.
مصاحبه خروج چیست؟
مصاحبه خروج، تبادل اطلاعات بین نماینده مدیریت و همکاری است که شرکت را ترک می کند. معمولاً، این کار توسط یکی از اعضای تیم منابع انسانی در طول فرآیند خروج یا در آخرین روز همکاری انجام میشود و به مصاحبهشونده اجازه میدهد تا با فردی غیر از همکاران معمول خود صحبت کند. هدف، درک علت استعفا و دریافت بازخورد صریح در مورد آنچه که می توانید برای بهبود کسب و کار خود انجام دهید است. در طول مصاحبه، می توانید از همکاری که استعفا داده، بپرسید:
- چرا وی در حال ترک شرکت است
- تصور وی از شرکت چگونه است
- چه پیشنهاداتی در رابطه با سبک رهبری، بهبود فرآیند خروج و … دارند.
یکی از مواردی که باید در نظر داشته باشید این است که شما باید بدون توجه به اینکه همکار فسخ قرارداد شده یا استعفا داده است، یک مصاحبه خروج انجام دهید. البته، ممکن است استثنائاتی وجود داشته باشد، به خصوص اگر فردی عصبانی یا ناامید باشد. اگر کارمند با شرایط بدی ترک خدمت میکند، شاید بهتر باشد که این موضوع حل شود. پس وقتی یک مصاحبه خروج موثر انجام می دهید چه اتفاقی می افتد؟ بیایید مزایای آن را در پاراگراف های بعدی مرور کنیم.
اهمیت مصاحبه خروج چیست؟
اینکه بگذاریم یک همکار قدیمی خیلی راحت و سریع شرکت را ترک کند اصلا جالب نیست، به خصوص اگر شرایط خوبی نداشته باشند. با این حال، مصاحبه خروج یک روش استراتژیک برای بهبود دلبستگی کارکنان و حفظ نام تجاری قوی کارفرما از طریق ارزیابی سازمان از زاویه ای متفاوت است. در اینجا مزایای مصاحبه خروج آمده است:
- بازخورد سازنده دریافت کنید: کارکنان خارج شده تمایل بیشتری به بحث در مورد موضوعات جدی دارند، زیرا دیگر نگران شغل خود در شرکت شما نیستند.
- مسائل فرهنگی را آشکار کنید: کارکنانی که در حال خروج هستند اغلب احساس می کنند که راحت تر است که در قبال انتقاد و تمجید در مورد فرهنگ شرکت و محیط کاری خود صادق باشند. این کار بینشی عمیق در مورد سبک رهبری شما ارائه می دهد و به شما کمک می کند تا مسائل بالقوه را شناسایی کنید.
- نشان می دهد که کجا می توانید پیشرفت کنید: یک فرآیند مصاحبه خروج خوب به شما آخرین فرصت را می دهد تا در طول چرخه زندگی همکار تأثیر خوبی بگذارید. گفتگوی باز نشان می دهد که شما اشتباهات خود را میپذیرید، انتقاد را میپذیرید و مایل به پیشرفت هستید. در نتیجه، کارکنانی که در حال خروج هستند شما را به خوبی به یاد خواهند آورد و حتی ممکن است در آینده شما را توصیه کنند.
علاوه بر این، شرکتهایی که به دنبال بهبود مستمر هستند باید مصاحبههای خروجی برگزار کنند، زیرا نرخ نگهداشت کارکنان را، که یک دغدغه رایج برای بخش منابع انسانی است، بهبود میبخشند. با این حال، برای استفاده حداکثری از مصاحبه خروج، باید سؤالات درستی در مورد تجربه همکار در زمینه توسعه، مدیریت و همسوسازی بپرسید.
سوالات کلیدی برای مصاحبه خروج
برای اطمینان از رضایت شغلی کارمندان فعلی یا آینده، شما باید، بایدها و نبایدهای مصاحبه خروجی را بیاموزید. در اینجا سؤالات کلیدی مصاحبه خروج را که باید از همکار سابق بپرسید ارائه می نماییم (هر چند این سوالات محدود به این موارد نمیشود)
1- چه شد که تصمیم به ترک شرکت گرفتید؟
از آنجایی که این شانس شما برای جمع آوری اطلاعات و بازخورد ارزشمند است که می تواند در آینده به جلوگیری از خروج کارمندان کمک کند، می توانید از همان ابتدا صریح باشید و بپرسید که چرا آنها استعفا دادند. گاهی اوقات، دلیل آن شخص برای ترک، مشکلات موجود شرکت یا نحوه انگیزه دادن شما به ماندن نیست بلکه فرد ممکن است به دنبال فرصت های بهتر در جای دیگری باشد یا به دلایل شخصی تصمیم به ترک گرفته باشد.
سعی کنید پذیرای انتقاد باشید و از بازخورد منفی نترسید. نظرات منفی یکی از با ارزش ترین انواع بازخورد است زیرا به کسب و کار شما اجازه می دهد رشد کند و خود را برای پاسخگویی بهتر به کارکنان جدید یا فعلی اصلاح نماید. در واقع، 52 درصد از کارمندان، بازخورد منفی را برای توسعه شغلی خود مفید می دانند، پس چرا این موضوع در مورد شرکت ها صدق نکند؟
2- نظر شما در مورد مدیریت چیست؟
وقتی چنین صریح شروع می کنید، فرد در حال خروج، در پاسخ به این سوال احساس راحتی بیشتری خواهد کرد. در نتیجه، بیان نظرشان در مورد شرکت شما و مسئولیتهای شغلیشان، خواه اظهاراتشان منفی یا مثبت باشد، برای آنها آسانتر خواهد بود. در حالت ایده آل، همکار سابق باید کاملا عینی صحبت کند و در هنگام پاسخگویی مثال های خاصی ارائه دهد. این رویکرد به شما این امکان را می دهد که بر روی بهبود جنبه های خاصی از شرکت خود تمرکز کنید و اطمینان حاصل کنید که همکاران جدید کار خود را به خوبی انجام می دهند.
نکته نویسنده: برای شخصی که مصاحبه را انجام می دهد، مهم است که بدون توجه به بازخورد، آرام بماند و از انتقاد از نظرات کارمند خودداری کند.
3- آیا پیشنهادی برای بهبود دارید؟
از فرد در حال ترک شرکت بپرسید که آیا پیشنهاداتی دارد که بتوانید برای ایجاد شادی بیشتر، اطمینان از رضایت کارکنان و ایجاد تیم های قوی تر اجرا کنید. برای درک بهتر و بینش وسیعتر، میتوانید از پاسخ آنها استفاده کنید تا کارها را بهطور طبیعی به سمت کارهایی که شرکت شما به خوبی انجام میدهد و کارهایی که آنها در حین کار در شرکت شما دوست نداشتند، سوق دهید.
4- در مورد پیشرفت خود در شرکت چه احساسی دارید؟
بر اساس یک گزارش، 59 درصد از نسل z یها می گویند که فرصت های یادگیری و پیشرفت هنگام درخواست برای یک پست (شغل) جدید حیاتی است. با پرسیدن اینکه آیا فرصتهای آموزشی کافی است یا اینکه آیا ایده های عملی برای به اشتراک گذاشتن در مورد بهبود آموزش کارکنان آینده دارید، میتوانید بهتر متوجه شوید که در چه چیزهایی کم و کاستی وجود دارد.
5- آیا احساس کردید توسط مدیرتان دیده شده اید؟
بسته به موقعیت همکار، آنها ممکن است بینشی در مورد اثربخشی بخش مدیران شما ارائه دهند. تجربیات خود را با مافوق خود به اشتراک بگذارند. این روش یک راه عالی است برای تعیین اینکه آیا همکاران احساس میکنند که یادگیری ها یا آموزشهای کافی از مدیران خود دریافت کردهاند یا خیر. و بفهمید که مدیران چه کارهایی را به خوبی انجام دادهاند یا نه.
نکته نویسنده: از آنها بپرسید که آیا مدیران در مسیر شغلی خود از آنها حمایت کردند و اینکه چگونه انتظارات همکاران را برآورده کردند.
6- چقدر احتمال دارد این شرکت را توصیه کنید؟
همکاران سابق شما به سفیران برند ارزشمندی تبدیل خواهند شد، به خصوص اگر چرخه همکاری (employee life cycle) عالی داشته باشند. برای تأکید بر این نکته، کارکنانی که خروج مثبتی را تجربه کردهاند، 3 برابر بیشتر از کسانی که تجربهای خنثی دارند، سازمان را به آشنایان توصیه میکنند. بنابراین وقتی میپرسید آیا برند شما را به دیگران توصیه میکنند یا خیر محترمانه و پذیرا برخورد نمایید. به عنوان یک امتیاز، همکاران، ممکن است پیشنهاداتی در مورد چگونگی جذابتر کردن نقشهای جدید ارائه دهند.
آیا می خواهید همواره تأثیر خوبی بگذارید؟ سرمایهگذاری بر روی روش های جذاب برندسازی این اطمینان را میدهد که کارمندان، مشتریان و مشتریان احتمالی شما را همواره در ذهن خود نگه دارند.
7- انتظارات شما از کار بعدی چیست؟
فرض کنید همکار در حال خروج شما تجربه مثبتی با شرکت شما داشته است. اما وقتی از آنها در مورد انتظارات شغلی آینده خود میپرسید، مشخص میشود که به دنبال تعادل بهتری بین کار و زندگی هستند. پاسخ نشان می دهد که باید روی حجم کاری خود کار کنید و اطمینان حاصل کنید که خود همکاران بیش از حد کار نمیکنند. از طریق این سوال، می توانید با مقایسه آنچه شرکت شما ارائه می دهد و انتظارات آتی یک همکار، مشاغل خاصی را در کسب و کارتان مجددا ارزیابی کنید.
خاتمه
با تمام این بینش ها، شما آماده انجام مصاحبه های مجازی یا حضوری کامل و ایجاد یک محل کار بهتر هستید. وقتی این کار را به درستی انجام دهید، مصاحبههای خروج میتوانند الهام بخش شما باشند. فرصتهای توسعه نوآورانهای را برای افزایش رضایت و نرخ نگهداشت کارکنان ایجاد کنند.
به یاد داشته باشید که کاملا عینی صحبت کنید (از کلیات دوری کنید) و روی شرکت به عنوان یک کل تمرکز کنید، نه فرد. کنجکاو هستید در مورد چگونگی بهبود سایر عملکردهای منابع انسانی بیشتر بدانید؟ برای درک مفاهیم بیشتری در مورد منابع انسانی، که ممکن است کسب و کار شما را به قلههای جدیدی رهنمون سازد. به سایر مقالات ما از جمله مقاله منابع انسانی چابک نگاهی بیندازید.